El miedo es razonable
Cuando un equipo comercial propone conectar un asistente de IA al ERP, administración e informática hacen bien en dudar. Un asistente que pudiera cambiar facturas, enviar emails a clientes o lanzar pedidos por su cuenta sería un riesgo, por muy listo que fuera.
La respuesta no es mantener la IA lejos del ERP. Es trazar una línea clara entre leer y actuar, y poner a una persona en esa línea.
Leer es lo normal
emily se conecta a tu ERP para leer. En Cegid PHC —cualquier versión— es una conexión directa a la base de datos, de solo lectura; AHORA ERP está disponible para preguntas. Ventas, facturas, saldos de clientes y artículos están disponibles en ambos casos, y el stock en tiempo real y las compras llegan con la conexión directa.
Nada de lo que responde emily cambia una cifra de tu contabilidad. Consulta Cegid PHC, AHORA ERP y cómo conectar el ERP.
Actuar requiere un sí
Todo lo que sale de la conversación espera a una persona:
- Los emails para otras personas se redactan, se resumen y solo se envían cuando confirmas: consulta el email con aprobación.
- Las reuniones se agendan, mueven o cancelan tras confirmarlo.
- Los pedidos por voz, en Cegid PHC, se repiten línea a línea y solo se crean con un sí. Quedan como factura en borrador sin firmar para que administración la revise y la cierre: consulta los pedidos por voz.
Un intercambio ilustrativo:
El pedido es lo único que emily escribe en el ERP, y aun así nada es definitivo hasta que administración lo decide.
Cada cambio deja rastro
Cada cambio que emily hace en el CRM queda registrado con quién, qué, cuándo y desde qué canal: WhatsApp, voz en el navegador o chat web. Borrar una empresa, un contacto, una oportunidad o una nota está reservado a administradores y responsables, y es reversible. Consulta el registro de auditoría.
Acceso por persona, empresa y tema
No todo el mundo debe verlo todo. Un comercial puede limitarse a ciertas empresas de un grupo, y a las ventas sin márgenes. emily responde dentro de esos límites: un comercial que pregunte por márgenes sin tener acceso recibe un honesto «no tengo acceso a eso», no una filtración.
Cifras que no se inventan
La respuesta más peligrosa de una IA es la verosímil sin nada detrás. emily responde a partir de una consulta real a tus datos; cuando los datos no están, lo dice, en lugar de rellenar el hueco con una suposición convincente. Consulta las cifras fiables y la entrada del glosario sobre la alucinación de IA.
Una lista de comprobación para cualquier asistente de ERP
Evalúes lo que evalúes, pregunta:
| Pregunta | Cómo suena una buena respuesta |
|---|---|
| ¿El acceso es de solo lectura por defecto? | Sí, con el mínimo privilegio necesario para responder. |
| ¿Qué puede escribir, y dónde queda? | Una lista corta, y borradores, no documentos contabilizados. |
| ¿Qué confirma cada acción? | Una persona, siempre, antes de que ocurra. |
| ¿Queda registrado cada cambio? | Quién, qué, cuándo y en qué canal. |
| ¿Se puede limitar el acceso por persona? | Por empresa y por tema, como los márgenes. |
| ¿Qué pasa cuando faltan datos? | Dice que no lo sabe. |
| ¿Cómo se protegen los datos personales? | Un contrato de encargo de tratamiento, una lista de subencargados y ningún entrenamiento con tus datos. |
Nuestra guía para conectar IA al ERP con seguridad repasa cada punto en detalle.
En resumen
La voz hace que el ERP se pueda usar en la carretera. La aprobación humana lo hace seguro. Juntas, dan a los comerciales respuestas y pedidos desde el coche, mientras administración conserva la última palabra sobre todo lo que toca la contabilidad.