Conectar IA al ERP con seguridad

Por qué el ERP es distinto

Una carpeta compartida guarda documentos. El ERP guarda la verdad: facturas, deudas, stock, precios, márgenes. Conectarle un asistente trae tres riesgos:

• Respuestas equivocadas: una cifra inventada que se repite a un cliente.
• Acciones equivocadas: un cambio en la contabilidad que nadie pidió.
• Ojos equivocados: márgenes o datos de otra empresa que llegan a quien no debería verlos.

Cada uno tiene una salvaguarda concreta. Aquí están, en el orden en que las comprobaríamos.

1. Solo lectura por defecto

La conexión debe leer, no escribir, con un acceso dedicado y el mínimo privilegio necesario para responder preguntas.

Pregunta: ¿El asistente se conecta con un acceso propio de solo lectura? ¿Puede escribir en algún sitio?

emily: Lee Cegid PHC —cualquier versión— y AHORA ERP. Nada de lo que responde cambia tu contabilidad.

2. Conoce cada escritura, y qué la confirma

Enumera todas las acciones que puede hacer el asistente —emails, reuniones, cambios en el CRM, pedidos— y, para cada una, quién la confirma y dónde queda.

Pregunta: ¿Qué puede hacer sin el sí de una persona? ¿Las escrituras quedan como borradores o como documentos definitivos?

emily: Los emails a otras personas, los cambios de reuniones y los pedidos esperan una confirmación. La única escritura en el ERP es un pedido confirmado en Cegid PHC, que queda como factura en borrador sin firmar para que administración la cierre. Consulta ERP, voz y aprobación humana.

3. Respuestas fundamentadas, y un «no lo sé» honesto

Averigua de dónde salen las cifras: de una consulta a tus datos o del conocimiento general del modelo. Después, pruébalo.

• Pregunta por un cliente que no existe. Un asistente seguro dice que no lo encuentra.
• Elige cinco cifras de los informes del propio ERP —las ventas de un mes, el saldo de un cliente, la lista de deudas vencidas— y compáralas.

emily: Responde a partir de tus datos y lo dice cuando no están. En nuestras propias comprobaciones, las deudas de clientes coincidieron al céntimo con el informe de cuentas vencidas del ERP. Consulta las cifras fiables y las entradas del glosario sobre texto a SQL y alucinación de IA.

4. Acceso por persona, empresa y tema

El asistente nunca debe ampliar lo que alguien puede ver.

Pregunta: ¿Se puede definir el acceso por persona? ¿Por empresa, en un grupo con varias? ¿Por tema: ventas, márgenes, compras?

emily: Sí, las tres cosas. Un comercial limitado a ventas que pregunte por márgenes recibe la respuesta de que eso queda fuera de su acceso. Consulta el acceso por persona, empresa y tema.

5. Un registro de auditoría

Pregunta: ¿Cada cambio queda registrado con quién, qué, cuándo y desde qué canal? ¿Puedo verlo?

emily: Cada cambio en el CRM queda registrado así, y los borrados están reservados a administradores y responsables. Consulta el registro de auditoría.

6. Protección de datos

Pregunta: ¿Hay contrato de encargo de tratamiento? ¿Una lista de subencargados? ¿Se usan tus datos para entrenar modelos? ¿Dónde pueden los interesados ejercer sus derechos?

emily: Contrato de encargo de tratamiento a petición, una lista de subencargados publicada, y tus conversaciones y reuniones nunca se usan para entrenar modelos de terceros. Consulta la seguridad y RGPD e IA.

7. Elige la conexión que sirve a las preguntas

No todas las preguntas necesitan el mismo acceso. Con emily hay dos opciones: una conexión estándar, que cubre ventas, facturas, saldos y fichas de clientes y artículos, y una conexión directa, que añade stock en tiempo real y compras. Tu equipo de informática decide cómo se concede el acceso, y se configura una vez para todo el equipo. Consulta cómo conectar el ERP.

8. Empieza pequeño, comprueba y amplía

Empieza con pocos comerciales y con administración implicada. Comprueba las cifras la primera semana. Amplía el acceso solo cuando las respuestas se lo hayan ganado.

La lista

Lleva esta tabla a todas las demostraciones, incluida la nuestra.